Nye hjemmesider for Lions!

Nye hjemmesider for Lions!

Publisert av Vibeke Aasland den 15.10.20. Oppdatert 16.10.20.

Lions.no er vårt digitale «hjem» der vi tar imot alle som oppsøker oss og alle medlemmer. Her viser vi hvem vi er, hva vi gjør og vi holder styr på hverandre. I dag 15. oktober har vi flyttet alle pakkenellikene våre inn i det romslige, spennende StyreWeb-huset.

Bare for å si det med en gang - det er fortsatt en god del innhold som ikke er på plass. Men det vil fylles på jevnt og trutt i tiden fremover! 

Invitasjon til Gnist blir sendt alle medlemmer mandag 19.oktober!

På nye lions.no har vi tenkt litt annerledes når det gjelder verktøy og informasjonsflyt, og denne artikkelen vil fokusere på en tydeligere tredeling av målgruppene: publikum, medlemmer og tillitsvalgte.

Et godt møte med folk flest på lions.no

Mange har kanskje hørt om Lions, men kjenner ikke så godt til hva vi egentlig gjør. For de som er nysgjerrige på en organisasjon, vil hjemmesiden være et naturlig sted å begynne. Hjemmesiden vår skal derfor først og fremst rette seg mot deg som er nysgjerrig på Lions!

Selve strukturen på lions.no er bygd opp ganske likt som tidligere. Vi har en hjemmeside for Lions Norge, en for hvert distrikt og en for hver klubb.

Vi vet at mange som besøker lions.no er på jakt etter kontaktinformasjon, og at «Finn klubb» er mye brukt. Alle sidene er derfor bygd opp slik at det er enkelt å finne kontaktinformasjon både på Lions Norge, på distriktsider og på klubbenes side.

Vi vet også at aktivitetene våre er viktige, både for Lions og for publikum. Hvor har Lions bokmarked i år? Når holdes det årlige skirennet der jeg bor? Når og hvor arrangeres distriktsmøtene? Kunstnere er på jakt etter klubber som arrangerer kunstutstillinger. Andre vil levere bøker eller pent brukte ting som kan sendes med en hjelpesending. Vi har nå fått nå et nytt verktøy - en felles aktivitetskalender vil gi omverden mye bedre innsikt i det vi gjør.

Noen lurer på om medlemskap er noe for dem. Hvordan skal de få bli med i denne herlige gjengen? Kanskje kan et tilknyttet medlemskap være aktuelt i første omgang der de inviteres av klubber til å delta som frivillige på aktiviteter, prosjekter, kurs eller møter? Lions Norge er med i et pilotprosjekt for Lions Club Internasjonal, der alle skal kunne melde seg inn og bli medlem i Lions.

Andre besøkende vil kanskje støtte et prosjekt, ta på seg et fadderskap, samarbeide med oss eller testamentere en gave. En ny giverløsning og en søknads-modul vil bli klar i løpet av de neste månedene.

Og ikke minst - alle henvendelser blir dirigert til riktig person, og disse administreres og lagres i et saksarkiv i Styreweb slik at ingen e-poster kommer på avveie.

Våre unike medlemmer – velkommen til Gnist

Et medlem i Lions har tusen ting å tenke på i hverdagen. Noen tenker oftere på Lions enn andre, og det er rom for alle typer mennesker hos oss. Nye lions.no har tatt utgangspunkt i våre ulike behov på medlems-plattformen som kalles Gnist.

På et nyutviklet intranett i Gnist vil medlemmer finne informasjon fra sin klubb, sin sone, sitt distrikt og Lions Norge – alt på ett sted. Dette er helt nytt både for Lions og StyreWeb, og vi tror dette vil bli veldig bra. I tillegg finner alle sin side med medlemsinformasjon, medlemsfordelene er lett tilgjengelig og vi kan samarbeide i komiteer med både chat og fildeling.

Vi planlegger også en tilpasset visning av medlemsregisteret i Gnist. Her må vi trå forsiktig med tanke på nyere personvernlovgivning og at vi holder oss trygt innenfor GDPR. Registeret vil derfor kanskje blir litt annerledes enn hva vi er vant med. 

Gnist kan brukes på alle plattformer. Det er en egen app som du kan laste ned til din mobil. Obs! Intranettet er helt nytt og det vil ta litt tid før innholdet i appen er oppdatert. 

Tillitsvalgte får et alt-i-ett administrasjonsverktøy

Selve administrasjonssystemet, som heter StyreWeb, er det kun tillitsvalgte med administrative oppgaver som får tilgang til. Rettigheter er tilpasset din rolle, slik at f.eks sekretæren har andre tilganger enn en kasserer.

Alle i styret, pluss PR-kontakt og IT-kontakt har nå tilgang til StyreWeb. I utgangspunktet er det sekretær og IT-kontakt som har administrasjonsrettigheter, og begge to kan gi andre verv i klubben rettigheter hvis det er praktisk. (I de klubber som allerede har tatt i brukt StyreWeb endres ikke rettighetene).

I StyreWeb vedlikeholder du informasjonen i medlemsregisteret, du kan føre regnskap (for de klubber som vil ha det), hjemmeside, her er meldingssystem (både sms og e-post), du redigerer klubbens hjemmeside, kalender og møter herfra og legger ut informasjon til medlemmene i Gnist. 

I Styreweb kan du også opprette større arrangementer når du trenger påmelding og kanskje forhåndsbetaling. I disse koronatider er påmelding og registrering av deltagere veldig viktig for eventuell smittesporing.

Her er også et program for møteadministrasjon (er under oppgradering) som ivaretar hele prosessen fra innkalling, saksbehandling, protokoll og publisering av den.

Alle klubbene har fått sitt underdomene stedsnavn.lions.no, f.eks malvik.lions.no. Klubber som har dobbeltnavn, f.eks Oslo Bryn skrives med bindestrek oslo-bryn.lions.no. 

Så, har du en administrativ jobb å gjøre er Styreweb stedet!

Lansering og pålogging – 15. oktober

Planlagt dato for overgang er 15. oktober. Registeret på dagens lions.no stenges, og kommunikasjonen mellom vårt register og det internasjonale (MyLCI) går fra StyreWeb. Vi beholder tilgang til dagens side via en annen url, old.lions.no, slik at vi fortsatt kan flytte over innhold i noen måneder til.

Distriktenes ITC’er har kartlagt hvilke klubber i distriktet som har innhold på dagens sider, og disse klubbene vil bli kontaktet med tilbud om bistand til å flytte innhold.

Alle medlemmer får tilsendt en invitasjon på e-post med informasjon om pålogging i Gnist. Aller først må du opprette en bruker  og lage et eget passord. Invitasjonen blir sendt mandag 19. oktober. Og som alltid – skjekk spamfilteret ditt hvis du ikke får e-posten.

Du kan også opprette bruker i Gnist uten linken i e-posten på gnist.styreweb.com. 

Hvis du allerede har en bruker, vil du få beskjed om å logge inn som vanlig.

Opplæring og digitalisering

Det ligger allerede mye godt opplæringsmateriell på hjelpeområdet i StyreWeb. Det er både tekstlig informasjon om hvordan du gjør ting, og videoer.

Ettersom vår løsning er under utvikling er det ikke laget spesifikke håndbøker for oss enda, men det vil vi jobbe med utover høsten når løsningen er landet.

Vi planlegger også å holde webmøter og web-kurs der vi går gjennom forskjellige temaer og oppgaver som hører til rollene våre. På riksmøtet til våren holdes et eget seminar om StyreWeb. Hvilke saker skal vi publisere på klubbens hjemmeside, og hva skal vi legge på Gnist? Hvordan legge inn hendelser i kalenderen. Hvilke oppgaver har sekretæren, osv.

Distriktets PRC har fått opplæring i hvordan publisere på den nye hjemmesiden, og ITC har innsikt i flere moduler inne på StyreWeb. Begge to er såkalte «superbrukere» og kan hjelpe klubbene i gang.

Det kan vel også nevnes at vi er veldig nysgjerrige på den nye e-læringsplattformen som StyreWeb har jobbet med en stund.

Hvorfor StyreWeb?

Dagens lions.no ble i 2012 laget i en løsning som heter EZ Community. EZ faset ut Community-løsningen for noen år tilbake, og vi så oss nødt til å finne en ny løsning pga sikkerhet. Ettersom Lions Norge tidligere har valgt StyreWeb til å drifte både medlemsregister og regnskap, var det naturlig å velge StyreWeb også for hjemmesiden da de kunne vise oss en oppdatert løsning.

Det vi har «ramset opp» i denne artikkelen er bare noen av de mange fordelene vi får i et alt-i-et-system som StyreWeb er. Dette er et multiverktøy som faktisk fungerer, og det Trondheims-baserte selskapet har hatt organisasjoner og foreninger som hovedmålgruppe i en årrekke. Det gjør at de forstår våre behov, og dyktige ansatte finner gode løsninger som ligger innenfor våre relativt smale økonomiske rammer. Systemet var jo allerede utviklet, og det er kun noen få ting vi har måttet tilpasse.

Vi gleder oss til fortsettelsen!